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应用文书文种丰富， 各类文种的风格也有明显的区别。
例如指挥性公文的命令、 决议、 决定注重庄重严肃； 法规、 规章和管理规章文书讲求严谨、 确切、 利落； 计划性文书必须实在、周密、 可行； 会议报告应富于鼓动性等等。
不同文种的语言， 都应有与文体风格相协调的基调。
而各类文种的语言， 从总的方面看， 又大都是比较庄重、 通俗的大众化书面语言， 而较少用口头语言和方言。
这是从把握文体特点上， 把准文章语言的得体性。
语言还应随社会的变化发展而有所变化， 能与时俱进。
陈旧、 过时的词语不宜使用； 新名词术语要谨慎使用， 不以词语的艰深掩饰内容的浅薄。
如果忽略了语言的这种变化， 也会不得体。
应用文书的语言， 应根据不同的受文对象， 注意其接受心理， 考虑不同的分寸。
上行文的语言， 应尊重而不阿谀讨好； 下行文的语言， 应谦和但又不失度； 与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待， 多商量， 互相尊重。
惩戒坏人坏事的通报， 语言应言之凿凿， 义正辞严。表彰好人好事的决定， 语言则应热情、 稳实。
对上级的情况报告， 不必有过多的宣传议论。对下级布置工作的通知， 又不可过于原则、 空洞， 应实实在在， 切实可行， 有可操作性。
这是从受文对象接受心理的角度做到语言得体。
有选择地使用模糊词语和委婉用语， 有时会使应用文书的语言更得体。
应说明的是， 应用文书语言的上述五个特点， 常常是相辅相成难以分割的。
第三节 开头与结尾的展开方式 （一）
开头方式 ⒈ 概述情况 即在开头简明扼要、 切题地介绍有关情况或背景。
简报、 报告、 会议纪要、 总结等常用此法开头。
2 提出问题 即在开头提出问题， 提示应用文书的主旨或主要内容， 以引起阅读者的注意与思考。
调查报告常用这种方式开头。
⒊ 直陈目的 即在开头以“为了”、“为” 等介词构成的主旨句领起下文。
法规、 规章、 决定、 通知等应用文书常用此方式。
4. 引述来文 即在开头引述对方来文、 来电的标题、 文号， 然后引出下文。
应用文书中的复函、 批复普遍使用此方式开头。
⒌ 阐明观点 即在开头先提出观点， 或者点明主旨， 接着加以解释说明， 以引起读者的重视。
⒍ 表明态度 即在开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度， 做出评价，提出看法。
批转、 转发性通知多如此开头。
7 交待原因 即在开头以“由于”、“因为”、“鉴于” 等词领起下文， 也可直接陈述发文原因。
8 说明根据 即在开头引用有关法律、 法规或上级指示精神， 具体来说， 是以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文， 鲜明标示出行文有据。
通知、 批复、 规章文书等常用这种方式开头。
应用文书的开头， 有时是多种方式结合运用。
（二）
结尾方式 1. 作请求。
即在结尾请求上级批复、 批转、 批准或请求对方帮助之类的话语。
公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。
2. 作强调。
即在结尾对文中的主要问题作强调说明， 以引起阅读者的重视。
3. 作要求。
即在结尾提出要求、 希望或发出号召。
4. 作总结。
即在结尾对文中的主要观点或问题做出归纳或总结， 使读者对全文有一个较完整的印象。
5. 显文种。
以模式化的方式把名词性文种作动词用， 并以此结尾， 如“特此通告”、“特此通报”、“特此通知”、“特此报告” 等。
6. 作补充。
即在结尾补充交待有关事项、 事宜。
通知、 法规、 规章等常用这样的结尾。
除上述几种结尾方式外， 还有祝贺、 慰问式的结尾， 以及主体部分意尽即文完， 不再另写结尾等方式。
第四节 应用文书的结构类型 应用文书的结构类型， 是指应用文书的文章结构， 即正文在外部形态上所表现出的形式。
应用文书的外部形态大体有十种类型。
（一）
篇段合一式 正文全文内容包容在一个完整的自然段内， 即一个段落就是一篇完整的文章。
这种形式常用于内容单一的应用文书。
（二）
两段式 这是内容简单、 篇幅简短的应用文书常用的形式。
如， 把篇段合一式中的结语部分单独列为一段， 可成为两段式。
或把三段式中的结语部分省略， 写作目的或原由、 行文事项各为一段，也可以成为两段式。
（三）
三段式 这是短篇应用文书比较常见的外部结构形式， 即正文分为写作目的或原由、 事项、 文章结语三个层次。
（四）
多段式 它用于内容稍多、 篇幅稍长的应用文书。
一般是开头概述情况、 说明原由、 目的或依据， 结尾单独成段或省略结尾段， 主体部分内容稍多分别写为若干段。
如果是内容多、 篇幅长的应用文书， 一般不宜采用多段式， 而宜采用分部式。
（五）
分部式 这种结构形式， 通常把文章分成几个大部分， 每个部分就是一个层次。
为了做到眉目清楚，每个部分可用小标题或者序号列出， 但多用序号加小标题的形式。
小标题或者作为层旨句概括该部分中心， 或者提示该部分内容范围。
这种结构形式容量较大， 眉目清楚， 头绪分明，适用于内容较多、 篇幅较长的应用文书。
工作总结、 理论文章、 调研文章等类常用这种结构。它常体现为应用文书基本结构形式纵式结构中的递进式结构， 写作时一定要注意前后各部分由浅入深或者由实到虚、 由表及里的逻辑顺序， 以及各部分间的逻辑联系。
（六）
贯通式
有人把它与多段式归为同类， 但它与多段式仍有区别。
贯通式是围绕中心， 按时间顺序、 事物发展顺序或者认识顺序， 抓住主要线索， 比较完整地叙述或说明一个事项、 一项工作、 一个道理。
它不分条文， 不用小标题， 前后贯通， 以自然段落组成全篇。
这种结构适用于内容比较单一的叙述性或者说明性为主的应用文书。
（七）
条款（项）
式 法规、 规章和职能部门的一些文书， 不少用这种形式， 显得眉目清楚， 排列有序， 简洁明了。条款（项）
式结构， 有以下两种：
1． 章断条连式。
适用于内容多、 篇幅长的法规、 规章。
这种结构以章为序划分层次， 各章下的“条” 不依章断开另起开头， 而是连续编号。
这便于执行承办时援引有关条文。
章下可分条， 极少数还在章下分节， 节下再分条。
章、 节、 条均用小写汉字数目表示， 如第一章、第一节、 第一条。
条下有的分款， 款不带序数， 一个自然段就是一款； 条下有的列项。
项冠以带圆括号的汉字数码 （一）、（二）
等。
项下可分目， 目冠以阿拉伯数字 1、 2 等。
2、 条文并列式。
适用于内容不太多、 篇幅不太长的法规、 规章和其他应用文书。
条下同样可分款或项、 目。
若不是法规、 规章的其他应用文书， 通常不用“第×条” 标示， 其标法形如：
第一层为“一、”， 第二层为“ （一）”， 第三层为“⒈”， 第四层为“ （1）”； 不另以其他数码为序数。
若是只有一个层次， 则以“一、” “二” 这类数码为序数。
条下的款或项、 目独立成段。
段间内容具有相关性。
（八）
总分条文式 这是应用文书用得较多的一种外部结构形式， 公文、 规章、 合同等文书， 常采用这种结构。文章开头部分（即引言部分）
先总说：
或概述情况， 或说明写作目的、 依据、 原因， 或阐明主旨， 摆出结论。
后文则分条文分述有关内容， 每条或说明事物的一个方面， 或围绕主旨阐述一个问题， 或分析事件的一个原因， 或提出一项要求、 措施、 办法等等。
条文的层级结构序数， 与条文式的写法一样。
有的在分条之后还有一个总说的结尾， 形成“总说—分说—总说” 的结构。
安排条文的要求， 与条文并列式结构相同。
（九）
表格式 这是应用文书不同于其他文体所特有的一种结构形态。
不少经济管理职能部门如 工商行政管理部门、 税务部门、 专利管理部门等机构和不少企业如银行、 保险公司及厂矿、公司等单位， 他们制发的各种专门文件， 大都采用表格式。
（十）
不成文式 这是应用文书特别是其中的告启类文书所特有的一种外部形态。
它不像一般文章那样有完整的结构内容， 开头、 结尾、 层次、 段落、 过渡和照应都不一定齐备或有明显标示， 从其外部形态来看也不像传统的文章样式， 语言表述方式也有其特殊性， 通常运用图文相间的形式或者图表形式。
典型的不成文式多是一些广告、 海报等告启文书， 有的还图文相映， 很具吸引力。
它同表格式文书一样， 看似不成文， 没有传统文章的形式， 但表达效果常常比成文好。运用这种形式撰写告启文书时， 一是告启事项要周全， 二是要注意突出重点， 不能因图害意，让图画冲淡、 掩盖了主要内容。
抓点• •牵线• •成面• •不断提高党委办公室工作水平 近年来， 万州区委办公室坚持“三个围绕”（围绕中心工作转， 围绕领导转， 围绕主要领导
抓中心工作转）， 咬定• “三个目标”（办文零毛病、 办会零失误、 办事零差错）， 重严、 求真、务实， 政务服务水平不断提高。
在 2003 年 141 个区级部门工作质量、 服务态度综合测评中获得好成绩， 被重庆市委办公厅评为 2003 年度督查工作先进集体、 信息工作先进集体和工作经验交流第一名。
我们的主要做法是：
抓点、 牵线、 成面。
` • • • •一、 抓点 • • • •我们抓重点带一般， 把办重点文、 办重点会、 办重点事作为政务服务工作的重中之重。
• • • • （一）强化精品意识， 办好重点文。
我们始终坚持“两手抓”：
一手抓好文稿起草工作。
身在兵位、胸为帅谋， 既注重“文以载道”， 严把政策关， 克服文稿“硬伤”； 又讲究“成文之法”， 严把文字关， 避免文稿“软伤”， 综合文稿思路清、 高度够、 表达准、 特点明。
另一手抓好公文运转工作。
严格公文运转程序， 确保公文运行规范有序、 高效无误。
• • • • （二）
强化精细意识， 办好重点会。
会前部署周密细致， 会中服务确保万无一失， 会后工作注重落实。
对党代会、 区委全委会、 区委工作会议等会议， 从议题确定、 材料准备、 会议纪要和督查落实等重要环节都有具体的服务细则。我们的会务组织工作得到了区委领导的肯定和全区上下的好评。
同时， 实行会议活动报批制度， 确保重点会议， 大幅度精简可开可不开的会议， 尽量减少领导陪会， 让领导腾出更多的时间和精力抓大事、 议大事、 谋全局。
• • • • （三）
强化精当意识， 办好重点事。
一是抓信息工作， 当好“耳目”。
我们及时、 准确、 全面、 真实反映社情民意和重要信息， 为区委决策提供了有益参考， 在 2003 年全市党委办公室系统信息工作考评中， 我办由 2002 年的后列跃到了前列。
二是抓调研工作， 当好 “助手”。围绕区委的工作重点、 领导关注的焦点和群众反映的热点问题， 进行调查研究， 为区委领导提出合理化建议。
三是抓督查督办， 当好“钦差”。
唱响“布置工作+不检查=0”、“开会+不落实=0”、“抓住不落实的事+追究不落实的人=落实” 三个公式， 督重点、 查大事， 确保重大决策部署贯彻落实。
四是抓后勤保障， 当好“管家”。
狠抓机关日常管理和财务管理， 注重改善办公条件， 推进办公现代化。
着力改善生活条件， 提高职工福利待遇。
五是抓政务接待，当好“窗口”。
始终把接待服务视为第一 窗口， 严谨细实， 精心组织， 成功完成了党和国家领导人到万州视察的接待任务， 并被市人事局、 市级机关事务管理局评为“重庆市机关事务与接待工作先进集体”。
• • • •二、 牵线 • • • •我们不断完善政务服务机制， 实行线性运转， 收到了明显实效。
• • • • （一）
定事定法， 牵好工作线。
我们把办公室工作视为“生产线”， 按照工作流程链条式推进。
一是办会流程清晰化。
从会议方案准备到会议精神落实全过程的每个环节， 我们都编制了一张流程图， 每个环节都明确专人负责， 分清责任。
二是办文流程制度化。
明确办文的各个环节、 责任领导、 责任科室， 击鼓传花， 流水作业。
三是办事流程规范化。
对调查研究、督查督办、 领导交办事项、 政务接待、 财物管理、 政务值班、 机要保密等日常工作， 都建立了规章制度， 使每一项工作不断档、 不脱节、 无死角、 无盲区。
• • • （二）
定人定责， 牵好责任线。
一是硬化岗位责任制。
进一步完善办公室领导、 科长、 科员等岗位职责， 各司其职， 各负其责。
二是创建双线责任制。
对重要接待任务和大型会议活动，建立了相关部门主要领导为定点定事牵头负责人、 办公室领导为定点定事指导负责人的双线责任制， 确保每项重点工作有人做、 有人查， 责任到人， 落实到位。
三是实行错情追究制。对工作线上出现的差错和失误， 制定责任追究办法， 谁出了问题谁就承担相应的责任。
• • • （三）
定...
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